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現在、政府主導で進められている「働き方改革」。各企業においては、過酷な労働環境を改善し、従業員にとって働きやすい職場づくりが求められています。

とはいえ、管理部門は専門性の高い業務が多く、年間の業務繁閑の差も大きいため改善に向けたハードルは高いと言えます。ましてや専門人員の離職や休職、異動ともなるとその後任者の育成に時間がかかってしまい、労働時間は増えるばかり。

一体どうすれば管理部門の働き方改革は実現できるのでしょうか？

専門人材が離職したら後任が見つからない！？

企業における管理業務の中枢を担う人事・総務・経理部門。専門的なスキルと経験を要求される業務が多く、まさに「スペシャリスト集団」としての組織づくりを求められます。従って、組織を構成する人員ひとりひとりにかかる業務負荷も大きく、離職などで誰かが欠けてしまうと途端に業務に支障をきたしてしまうことも。

また、スペシャリストぞろいの組織にありがちな現象として、欠員補充が容易ではないことが挙げられます。前任者と同等のスキルや経験を保持した人員がなかなか見つからず、その間業務クオリティが低下してしまうこともあるのです。

未経験の人材を受け入れても育成に時間がかかってしまう

欠員補充に適任者が見つからず、未経験者を充当する企業もあるでしょう。将来的な戦力として育成する方針であればその方法もありです。

とはいえ、未経験者がスペシャリストとなって活躍するまでにはある程度の時間が必要。特に管理部門の業務は煩雑で季節ごとの繁忙も大きいため、年間の業務を覚えるまでに最低でも1年、仕事全体を見て主体的に仕事を進めることができるま2～3年は必要と言われています。ある程度余力のある企業であれば業務と育成との両立も可能でしょうが、そこまで余裕のない企業が大半ではないでしょうか。

繁閑の差が大きな業務はBPOすべきなのか？

管理部門の年間における業務繁閑の差は大きく、人事部門を例に出すと新卒採用や新入社員研修、人事異動、年末調整・住民税特別徴収手続きなどの季節繁忙の負担は相当なものです。同時に、法改正など外部環境の変化への対応も必須。時には大規模なシステム更新が必要なケースもあり、業務のスケジューリングも困難となるでしょう。

とはいえ、これらの業務をより詳しく掘り下げてみると、比較的難易度の低い定型業務を人事のスペシャリストが行っていることも。人員不足が結果として貴重なリソースの無駄遣いとなるケースも往々にしてあり得ます。

このような繁閑の差が大きな業務や定型業務は、その業務内容を細かく分析した上で、切り出し業務効率化を図るBPO（Business Process Outsourcing）コンサルティングを検討してみると良いでしょう。BPOコンサルティングにより業務の効率化や見える化、そして繁閑の平準化などを図ることが可能となり、働き方改革の実現へ向けた一歩を踏み出せるかもしれません。

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