経理代行とは？基本から解説

経理代行とは

経理代行とは、企業が自社で行っている経理業務を外部の専門会社に委託することです。記帳代行などを外注することで、コスト削減や業務効率化を図ることができます。

近年、中小企業を中心に経理業務のアウトソーシング需要が高まっており、専門性の高いサービスが数多く提供されています。この背景には、働き方改革による人材確保の難しさ、税制の複雑化、クラウド会計ソフトの普及など、様々な要因があります。

従来は大企業が中心だった経理代行ですが、現在では個人事業主から中堅企業まで、幅広い規模の企業が利用しています。特にスタートアップ企業や成長期の企業では、限られた人材を本業に集中させるため、経理業務を外部に委託するケースが増えています。また、経理担当者の急な退職や長期休暇に対応するための一時的な利用も増加傾向にあります。

経理代行の形態も多様化しており、すべての経理業務を委託する「フルアウトソーシング」から、特定の業務だけを委託する「部分アウトソーシング」まで、企業のニーズに応じた柔軟なサービスが提供されています。

アウトソーシングできる経理業務の種類

経理業務は大きく分けて日常業務、月次業務、年次業務に分類でき、それぞれの業務をアウトソーシングすることが可能です。

日常業務

日常的な経理業務として、以下のような作業を委託できます：

伝票入力・仕訳作業

日々の取引を会計ソフトに入力する業務です。領収書や請求書をもとに、適切な勘定科目で仕訳を行います。クラウド会計ソフトとの連携により、銀行口座やクレジットカードのデータを自動取り込みすることも可能です。

売掛金・買掛金管理

取引先への請求や支払いの管理を行います。入金状況の確認、未入金の督促、支払期日の管理など、資金繰りに直結する重要な業務です。

現金出納管理

現金の入出金を記録し、帳簿残高と実際の現金残高を照合します。小口現金の管理や、経費精算の処理なども含まれます。

請求書発行

取引先への請求書を作成し、発行します。請求書の電子化（PDF化）や、メール送付なども対応可能です。インボイス制度に対応した請求書の作成も重要です。

入金確認

銀行口座への入金を確認し、売掛金と消し込み作業を行います。入金額の相違がある場合は、取引先に確認を取ります。

経費精算処理

従業員からの経費精算申請を確認し、承認・支払い処理を行います。交通費、接待交際費、消耗品費など、様々な経費の妥当性をチェックします。

月次・年次業務

定期的に発生する業務も外部委託が可能です：

月次決算書作成

毎月の経営成績を把握するための試算表や損益計算書を作成します。前月比較や予算実績対比分析なども含まれ、経営判断の重要な資料となります。

財務諸表作成

貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成します。

予算管理

年度予算の策定支援や、予算と実績の差異分析を行います。

固定資産管理

固定資産台帳の管理、減価償却費の計算、除却処理などを行います。資産の実地棚卸のサポートも提供されることがあります。

経理代行のメリット

1. 専門知識の活用

税制は毎年改正され、会計基準も変更されます。インボイス制度、電子帳簿保存法など、新しい制度への対応も必要です。アウトソーシング会社は常に最新の知識を持った専門家が対応するため、これらの変化にも迅速に対応できます。

また、複雑な税務処理や、特殊な会計処理が必要な場合でも、専門家のサポートを受けられるため安心です。税務調査への対応や、適切な節税対策のアドバイスも期待できます。

2. 業務効率化と本業への集中

経営者や従業員が経理業務に時間を取られることなく、営業活動や商品開発など、収益に直結する本業に集中できます。特に小規模企業では、経営者自身が経理業務を行っているケースも多く、アウトソーシングにより大幅な時間創出が可能です。

月末月初の経理業務の集中による残業も削減でき、従業員のワークライフバランス改善にもつながります。

3. 人材確保・育成の負担軽減

経理人材の採用は難易度が高く、採用コストもかかります。また、入社後の教育や、業務に慣れるまでの時間も必要です。さらに、経理担当者の退職や病気による長期休暇の際には、業務が滞るリスクもあります。

アウトソーシングを利用すれば、これらの人事リスクから解放されます。担当者が変わっても、組織としてのバックアップ体制が整っているため、安定した業務継続が可能です。

4. 経営の透明性向上

外部の専門家が関与することで、経理業務の透明性が高まります。不正やミスの防止につながり、社内ガバナンスの強化にも寄与します。また、客観的な視点から財務状況を分析してもらえるため、経営上の問題点を早期に発見できます。

経理代行のデメリット

メリットが多い経理代行ですが、いくつかのデメリットも理解しておく必要があります。

1. 情報漏洩リスク

財務情報や取引先情報など、企業の機密情報を外部に開示することになります。信頼できる委託先を選び、秘密保持契約（NDA）を締結することが必須です。また、委託先のセキュリティ体制（プライバシーマークなど）を必ず確認しましょう。

データの暗号化、アクセス権限の管理、定期的なセキュリティ監査など、具体的な対策が取られているかも確認すべきポイントです。

2. コミュニケーションコストの発生

社内の担当者と異なり、外部業者とのやり取りには時間がかかる場合があります。資料の受け渡し、不明点の確認、急な問い合わせへの対応など、コミュニケーションに一定の時間が必要です。

特に初期段階では、自社の業務フローや取引先の特徴を理解してもらうための説明時間が必要になります。定期的なミーティングの設定や、コミュニケーションツールの活用など、スムーズな連携のための仕組みづくりが重要です。

3. 社内ノウハウの蓄積不足

すべての経理業務を外部に委託すると、社内に経理のノウハウが蓄積されません。将来的に内製化を検討する際や、委託先を変更する際に、スムーズな移行が困難になる可能性があります。

この問題を回避するには、重要な業務は社内で把握しておく、定期的に委託先から報告を受ける、経理の基本的な流れは理解しておくなどの対策が必要です。部分アウトソーシングを選択し、一部の業務は社内で継続することも一つの解決策です。

4. リアルタイムの情報把握が困難

委託先との連携不足により、日々の財務状況をリアルタイムで把握することが難しくなる場合があります。月次報告のみでは、経営判断のタイミングが遅れる可能性もあります。

対策としては、クラウド会計ソフトを活用し、経営者もリアルタイムでデータを確認できる環境を整える、週次での簡易レポートを依頼する、重要な数値については日次で報告してもらうなどの工夫が必要です。

5. カスタマイズの制約

自社独自の業務フローや特殊な会計処理がある場合、標準的なサービスでは対応できないことがあります。カスタマイズ対応を依頼すると、追加料金が発生したり、対応に時間がかかったりする可能性があります。

アウトソーシング会社の選び方

経理代行の成功は、適切な委託先の選定にかかっています。以下のポイントを重視しましょう。

1. 実績と専門性

自社の業界での実績があるか、類似規模の企業への対応経験があるかを確認します。業界特有の会計処理や商習慣を理解している会社を選ぶことで、スムーズな業務遂行が可能になります。導入事例や顧客の声を確認し、実際のサービス品質を把握しましょう。

2. セキュリティ体制

プライバシーマークなどの認証取得状況を確認します。データの暗号化、アクセス制限、バックアップ体制、情報漏洩時の補償内容なども重要なチェックポイントです。

3. 対応スピードとサポート体制

問い合わせへの平均回答時間、月次レポートの提出期限、緊急時の対応可否などを確認します。専任担当者が付くのか、チーム制なのか、担当者不在時のバックアップ体制も重要です。定期的な面談やオンラインミーティングの頻度も確認しましょう。

4. コミュニケーション方法

メール、電話、チャット、ビデオ会議など、どのようなコミュニケーション手段が利用できるかを確認します。クラウド会計ソフトを使ったリアルタイムでのデータ共有が可能か、定期的なレポーティングの形式はどうかなども確認すべきポイントです。

5. 柔軟性とカスタマイズ対応

自社の特殊な業務フローや要望に対応できるかを確認します。サービス内容の追加や変更が容易か、契約内容の柔軟性も重要です。将来的な事業拡大に伴う業務量増加にも対応できるかを確認しましょう。

6. 料金体系の透明性

基本料金に含まれる業務範囲を明確に確認します。追加料金が発生する条件、最低契約期間、解約条件なども事前に把握しておくことが重要です。見積もり段階で、想定される年間総コストを試算してもらいましょう。

導入時の注意点

経理代行を成功させるには、導入段階での準備が重要です。

1. 業務フローの標準化

委託前に、現在の経理業務フローを整理し、標準化しておくことが重要です。どの業務を委託し、どの業務を社内に残すかを明確に区分します。業務フロー図を作成し、委託先と共有することで、スムーズな引き継ぎが可能になります。

2. 引き継ぎ資料の整備

勘定科目の設定、取引先リスト、過去の仕訳パターン、特殊な会計処理のルールなど、詳細な引き継ぎ資料を準備します。過去のデータのバックアップも忘れずに行いましょう。引き継ぎ期間は余裕を持って設定し、並行稼働期間を設けることも検討します。

3. 契約条件の明確化

業務範囲、責任分担、成果物の定義、納期、料金、追加費用の条件、秘密保持条項、契約期間、解約条件などを詳細に契約書に盛り込みます。特にトラブルが発生した際の対応方法や、損害賠償の範囲については明確にしておくことが重要です。

4. 社内体制の整備

委託先との窓口担当者を明確にし、社内での責任者を決めておきます。定期的な進捗確認の仕組みや、承認フローの整備も必要です。従業員への周知も忘れずに行い、経費精算などの手続き変更について説明しましょう。

5. 段階的な導入

いきなりすべての業務を委託するのではなく、まず一部の業務から始めて様子を見るのも一つの方法です。記帳代行だけをスタートし、問題なければ給与計算や決算業務へと範囲を広げていくことで、リスクを最小限に抑えられます。

よくある質問

Q: 急な対応は可能ですか?

A: 多くの会社で緊急対応サービスを提供していますが、追加料金が発生する場合があります。契約時に緊急時の対応について確認しておくことをおすすめします。日常的な問い合わせについては、チャットやメールで迅速に対応してくれる会社が増えています。

Q: 途中で解約できますか?

A: 契約内容によりますが、多くの場合、1～3ヶ月前の予告で解約可能です。ただし、最低契約期間が設定されている場合もあるので、契約前に確認が必要です。解約時のデータ返却方法についても事前に取り決めておきましょう。

Q: 税理士に頼むのとどう違いますか?

A: 税理士は税務申告が主な業務で、日常的な記帳代行は別料金となることが多いです。経理代行会社は、日常業務を中心にサービスを提供し、税務申告は提携税理士が行うケースが一般的です。包括的なサービスを求めるなら、税理士事務所系のアウトソーシングサービスを検討すると良いでしょう。

まとめ

経理代行は、自社の状況を正確に把握し、適切な委託先を選択することで、経営効率の大幅な改善が期待できます。

成功のための重要ポイント:

• 自社の経理業務を整理し、何を委託するか明確にする
• セキュリティ体制とコミュニケーション方法を重視する
• 段階的に導入し、リスクを最小限に抑える
• 定期的にサービス品質を評価し、改善を求める
• 社内との連携体制を整備し、スムーズな情報共有を実現する

経理代行は経営戦略の一環として位置づけるべきです。限られた経営資源を本業に集中させ、専門家の知見を活用することで、企業の競争力強化につながります。

導入を検討する際は、短期的なコストだけでなく、長期的な視点での効果を考慮することが重要です。自社の成長段階に応じて、委託する業務範囲を柔軟に調整していくことで、最適な経理体制を構築できるでしょう。まずは現状の経理業務を見直し、どの部分にどれくらいの時間とコストがかかっているかを分析することから始めてみてはいかがでしょうか。