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BPOという言葉を聴いたことはあるでしょうか？BPOとはビジネスプロセスアウトソーシングの略称で「自社の業務プロセスを外部企業に委託する」ことを指します。特に、経理や給与計算といった間接部門の専門業務を代行してもらうことで、業務の効率化や品質向上、コスト削減など様々なメリットが期待できます。そんなBPOの仕組みや経理業務をアウトソーシングするメリット、導入のポイントなどをわかりやすく解説します。

いまさら人には聞けない？BPOの基本！

・そもそもBPOって何？
先ほどBPOとは自社の業務プロセスを外部企業に委託することとお伝えしましたが、アウトソーシングと何が違うのでしょうか？実はBPOの意味合いはアウトソーシングと同義で、コールセンターを全て海外へ移管するといった、比較的大規模な業務移管を指すことが多いです。ただ業務を代行してもらうだけでなく、経営戦略として業務全体をアウトソーシングすることをBPOというので、中々一般的には聞かないのも納得ですね。

・日本企業でBPOが普及していない理由
BPOは業務を外部に代行してもらうため、社内で必要な人員数が減ります。そうなると人員整理の必要が出てきますが、日本企業は終身雇用の考えが根強くリストラへの抵抗感が強いです。また、勤勉な国民性から外部のプロに任せるよりも、内部事情も業務もわかっている優秀な担当者に任せたほうがサービスの質がいいこともあります。このような理由から、日本では欧米諸国に比べBPOの普及は進んでいないと言われています。しかし、少子高齢化が進み労働人口がますます減っていく日本では、業務の効率化は大きな課題です。今後は日本でも業務のアウトソーシング化が必要になるでしょう。

経理をアウトソーシングする５つのメリット！

・マニュアル化することで業務効率UP！
業務を代行してもらうためには、その業務に決まったルールと処理フローを確定する必要があります。そのため、業務を洗い出すタイミングで不要な処理を減らし、誰にでもできるように平準化することで、アウトソーシングする業務そのものの負荷を減らし、効率化することができます。特に経理業務はルーティーンとなっている作業も多いため、その作業が何のために行われているかを見直すことで業務量を減らせる可能性が高いです。

・外部に任せて人件費を削減！
人を雇うと保険料や交通費、福利厚生費など、なにかとお金がかかります。その点、同じ量の仕事をアウトソーシングすれば、その仕事に対する業務委託費だけがかかるので、一般的にはコスト削減になります。経理業務を責任者として担うには、会計の知識だけでなく最新の税務知識や状況に応じた判断力、資金繰りの検討など長年の経験が必要不可欠です。しかし、専門業務の為経験豊富な人材確保は難しく、人件費もその分高くなります。また、後任を見据えて担当者を採用し教育する費用を考えると、アウトソーシングすることでかなりの費用削減が見込めます。

・プロ集団による高品質化！
BPOをするのに特にお勧めなのは、経理業務、給与計算、法務などの専門知識が必要な間接部門の業務です。このような業務の代行会社は、その道のプロが大勢いるので法律に則った適切な処理が常に同じレベルで提供できるからです。前述したとおり、自社で知識を持った人材を確保するとなると高い人件費がかかりますし、いざ担当者が退職するとなったときの後任探しも大変です。高品質の成果物を安定的に供給し続けることができるのは大きなメリットですね。

・高度なノウハウを安価で利用可能！
新たな事業を開始するときなど、ノウハウがない時に自社で取れる選択肢としては、社員を教育するか、ノウハウを持った人材を採用するかのどちらかです。前者は時間がかかりますし、後者はお金がかかります。そんなとき、ノウハウを持った外部企業へ業務をアウトソーシングすれば、すぐに専門的な処理ができるだけでなく専門家を雇うよりも圧倒的に安価で対応してもらえます。経理の業務は業態によって必要なノウハウは変わりますが、代行の値段が大幅に変わることはありません。様々な業態に精通している人材を確保している外部企業にアウトソーシングすれば、都度適切な処理を行ってもらえるでしょう。

・自社でのインフラ整備不要！
事業がある程度の規模になってくると、会計システムもその規模に応じたインフラが必要になってきます。しかし、業務自体をBPO化してしまえば、代行先の外部企業のインフラを利用できますので、消費税増税時のシステム改修なども任せることができます。また、設備投資にお金がかからないだけでなく、システムのメンテナンスも必要ないので、その分のコストと時間を削減することができます。

本当にアウトソーシングしていいの？BPOの注意点

・その業務は本当に必要？代行の必要性を検討しよう
多くの企業は、業務の効率化とコスト削減の為にBPOを利用します。アウトソーシングにはもちろんお金がかかるので、自社で行っていた業務をそのまま代行してもらうのではなく内容を見直し、可能な限り工数を削減した上で外注しましょう。必要ない業務にお金を払ってアウトソーシングしてもコスト削減の効果が半減してしまいます。逆に言えばBPO化の検討は業務最適化のまたとないチャンスです。不要な業務に労力を払わなくていいように定期的に見直しましょう。

・全て丸投げはNG！自社でも人材を育成しよう
BPOには専門家に業務を代行してもらえるメリットはありますが、全てを任せきりにするのは危険です。専門家である必要はありませんが、会社とBPO先との間に入って業務の進行状況の確認や、成果物に対する要望などを伝えられる人材は必須です。実際の業務量以上の費用を請求され続けたり、最悪の場合は経理代行先企業で不正経理が行われているのに気付かず、会社の信用がなくなることもあります。

・BPOのデメリットも忘れずに検討しよう
BPOは会社の生産性を高めるために、ぜひ取り入れたいシステムですが、会社の規模や代行したい業務によってはおすすめしない場合もあります。例えば経理業務をアウトソーシングする場合、変化が大きい成長期の企業ですと業務内容や進め方、社内組織の変更が多く、外部に代行してもらうよりも自社で柔軟に対応したほうが精度も早さもあがる場合があります。また、一度外部企業にアウトソーシングした業務はインソース化するのがとても大変です。BPOは現在だけでなく、会社の将来を見越して様々なリスクを検討したうえで導入しましょう。

・まとめ
BPOがどのようなものかお分かりいただけたでしょうか？経理業務に限らず、社内の業務をアウトソーシングすることで、コスト削減や業務の効率化につながり、本業にマンパワーを割くことができるようになります。長期的な企業成長の戦略としてもぜひ積極的にご検討ください。