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データ入力業務をアウトソーサーに委託する企業が増えています。背景には、ペーパーレス社会の実現及びオフィススペースの効率的利用などといった要因がありますが、いずれにせよその業務量はかなりのボリュームとなります。
社内リソースをデータ入力業務に割くのは決して効率的とは言えません。必然的に外部のアウトソーサーへ依頼することとなるのですが、その際に注意すべき点はどこにあるのでしょうか？
今回はデータ入力業務のアウトソーシングにスポットを当て、依頼する企業側から見た注意点や依頼のコツなどをご紹介いたします。

進む「紙資料の電子データ化」

近年、企業を取り巻くIT化の進展により、あらゆる企業活動においてペーパーレスの動きが加速しています。特に行政機関や大手企業においては、長年にわたり蓄積された会議の議事録や決算資料などの機密性の高いデータが紙の資料として保管されており、保管スペース（＝コスト）は増大する一方。電子化しようにも社内の人員だけでは限度があります。
それに加えて、交換した名刺の一元管理や企業内ナレッジデーターベースの導入など、従来紙で管理していた情報をデジタル化（電子データ化）する業務はますます増加する一方です。

総務、経理、人事、営業などすべての部門において紙資料の電子データ化は急務

紙資料のデータ化という業務は企業規模の大小や社歴の長短に関わらず発生しています。というのも、経営の効率化や情報漏えいの可能性排除といった観点で考えた際には、過去の経営会議議事録、人事ファイル、マーケティング資料などあらゆる紙資料がデータ化対象となるからです。
また、マーケティング活動の一環として収集した顧客アンケート情報の入力など、単発的に発生するデータ入力業務もあります。迅速かつ正確に顧客情報を分析するためには、限られた短期間で大量のデータ入力を行わねばならず、社内リソースだけではとても対応できないボリュームであるためデータ入力代行会社に依頼することもあるでしょう。

電子データ化する際に重視するのはコストかスピードか？

企業活動で発生するこれらさまざまな、データ入力業務を社内リソースで対応するのは非常に難しく、必然的に外部のデータ入力代行会社（アウトソーサー）に依頼することとなるでしょう。その際、アウトソーサーの得手不得手をしっかりと見極めた上で上手に活用することが企業側に求められます。
例えば経営会議議事録のような非常に機密性の高いデータを外部に出す場合、最も重視しなければならないのはセキュリティです。 逆に顧客アンケートなどの、マーケティング情報は迅速性と正確性が最も重要な要素となります。
つまり、アウトソーサーを選ぶポイントは、どのようなデータの入力代行を依頼するかということ。素早い納品や高いセキュリティレベルを求めるのであればそれなりのコストが発生します。逆にそこまで急ぎではなく、セキュリティも通常レベルで問題ない業務であればコストを抑えた発注をするのが賢明。
とはいえ、依頼する業務が何を重視しなければならないかを、その都度判断し業務ごとにアウトソーサーを変更するのも大変です。そのような場合、アウトソースする業務の見極め段階からコンサルテーションしてもらうことが業務負荷軽減につながります。

まとめ：信頼できるBPOサービスを提供している会社に依頼するのがベスト

単にデータ入力業務とは言ってもその内容は多岐にわたります。依頼の数だけ注意すべき点があるといっても過言ではありません。中には企業にとっての機密情報や顧客に関する個人情報などが含まれるケースもあり、データの取り扱いには慎重を期します。
データ入力業務をアウトソースする際、アウトソーサーにはコスト、スピード、クオリティ、すべての面において満足できるデータ入力代行会社を選ぶことが重要。当然、業務内容によってはセキュリティ対策を万全に行っているアウトソーサーでなければなりません。
たかがデータ入力と思っていると、思わぬ場面で足元をすくわれることがあります。アウトソーサーを選ぶ際は、適切なコンサルテーションを受けることができるかどうかを含め、十分に比較検討した上で依頼を行ったほうが良いでしょう。